Cambiamos de domicilio social

Su empresa ha crecido y va a cambiar de oficina, por lo que deberá comunicar el cambio de domicilio social a los organismos oficiales.

Aunque se trata de un trámite sencillo, conviene no olvidarse ningún paso, aunque el trámite de cambiar el domicilio social es sencillo, es necesario que siga unos pasos para evitar problemas en el futuro (notificaciones que no lleguen a la nueva ubicación, posibles sanciones de organismos oficiales por no comunicar el cambio…). El primer trámite es la firma de la escritura de cambio de domicilio ante notario: Si la nueva oficina está en el mismo municipio, bastará con que el administrador acuda al notario y firme la escritura. No es necesario un acuerdo de los socios (salvo que los estatutos así lo establezcan).

Si el domicilio se traslada a otra localidad, el cambio debe ser aprobado por los socios. Una vez celebrada la reunión, el administrador deberá emitir un certificado conforme se ha adoptado ese acuerdo y acudir después al notario para incorporarlo a la escritura. Una vez firmada la escritura, deberá llevarla al Registro Mercantil para su inscripción. El cambio de domicilio no debe publicarse en ningún periódico, por lo que los únicos costes serán los honorarios de notario y los costes del Registro Mercantil.  Antes de llevar la escritura al registro deberá presentar una liquidación por el Impuesto sobre Operaciones Societarias en la Hacienda de su comunidad autónoma (aunque sin pagar nada, pues el cambio de domicilio está exento de dicho impuesto). Una vez inscrito el cambio en el registro, notifíquelo a Hacienda (tiene un mes para hacerlo) mediante el modelo 036. Apunte. Y si su empresa está dada de alta en el IAE, comunique también el cambio con el modelo 840.

Asimismo, notifique el cambio a la Tesorería General de la Seguridad Social (con el modelo TA 7), y comunique el traslado del centro del trabajo a la autoridad laboral de su comunidad autónoma. Finalmente, revise con qué otros organismos públicos tiene relación su empresa, y comuníqueles el cambio también a ellos (por ejemplo, a Tráfico si tiene vehículos a su nombre, a los Ayuntamientos si tiene inmuebles a nombre de la empresa…). No olvide enviar una circular a todos sus clientes y proveedores comunicándoles el cambio y exponiéndoles los motivos (por ejemplo, ampliación de sus instalaciones). Aproveche esa circular para enviarles un catálogo o publicidad de sus productos. Asimismo, revise los contratos firmados con ellos, pues pueden existir cláusulas por las cuales el cambio de domicilio debe notificarse de forma fehaciente (por ejemplo, por carta certificada).

Finalmente, es recomendable que contrate un servicio de redirección de correo durante un plazo prudencial (por ejemplo, durante seis meses a partir del traslado). De esta manera, Correos le hará llegar al nuevo domicilio todos los envíos que siga recibiendo en el anterior.

Si estás interesado en este asunto, consúltanos en nuestra asesoría Cintas & Barberá de Chiclana.