Usted quiere poner fotografías de sus nuevas instalaciones en la página web de la empresa. Para ello ha contratado a un fotógrafo y éste, antes de empezar su trabajo, le pregunta si ha recabado el consentimiento de sus empleados para aparecer en las fotografías, ya que, de no hacerlo, podría vulnerar la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal.

A usted le extraña esta petición, puesto que no le parece que una fotografía pueda considerarse un dato personal. Ha consultado el tema con su asesor y éste le ha confirmado que, efectivamente, la ley considera también las fotografías como datos personales, por lo que deberá recabar el consentimiento de los afectados para obtenerlas y utilizarlas.

Tenga en cuenta que la ley considera como datos de carácter personal una amplia categoría de registros. De este modo, se definen como datos personales:

• Cualquier información numérica, alfabética, gráfica, fotográfica o acústica

• Cualquier otro tipo de dato concerniente a personas físicas identificadas o identificables

​Esta respuesta le ha hecho caer en la cuenta de que su empresa tiene varios ficheros con datos personales de sus empleados, sin que en ningún momento les haya pedido su consentimiento para obtenerlos ni utilizarlos. Por ejemplo, para hacer las nóminas mensuales de los trabajadores usted precisa sus nombres, apellidos, edad, domicilio, documento nacional de identidad, etc. ¿Debería haberles pedido permiso?
La Ley de Protección de Datos le permite utilizar los datos de carácter personal de sus empleados sin su previo consentimiento, siempre que lo haga dentro del marco de la relación laboral y dicho uso sea necesario para cumplir con las obligaciones derivadas de esta relación contractual. Hacer las nóminas es algo que, como empresario y empleador, debe realizar para cumplir con sus obligaciones.

A diferencia de los datos indicados para la confección de las nóminas, las fotografías no son en absoluto necesarias para cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral con sus empleados. Por este motivo, y aun cuando las fotografías se tomen cuando los empleados están trabajando en la empresa, deberá recabar su consentimiento para hacerlas y utilizarlas.

Además, en el momento de obtener su consentimiento, debe informarles de los derechos de acceso, rectificación y cancelación que la ley les concede, debiendo proporcionar un medio gratuito y fácil de utilizar para el ejercicio de estos derechos. Por ejemplo, un empleado puede revocar el consentimiento que le prestó para usar su imagen, por lo que usted deberá quitar la fotografía donde aparezca de su web y del archivo informático en que la tuviera.

Únicamente puede dejar de recabar el consentimiento de sus empleados para tratar sus datos personales cuando el uso que haga de éstos sea absolutamente necesario para cumplir debidamente con sus obligaciones contractuales.
Si estás interesado en este asunto, consúltanos en nuestra asesoría Cintas & Barberá de Chiclana