Su empresa entrega cada mes el recibo de la nómina a todos sus empleados. ¿Puede suprimir dicha entrega física y sustituirla por la entrega mediante tecnología digital?

Nómina

Cada mes usted entrega a sus empleados un recibo de la nómina, asumiendo el trabajo administrativo que dicha entrega conlleva (impresión, ensobrado y entrega individualizada). ¿Puede sustituir esta operativa por la incorporación de las nóminas a la Intranet de la empresa, facilitando a cada trabajador una clave de acceso que garantice la recepción y la confidencialidad de la información?

Documentación del salario

La ley establece que el salario debe documentarse mediante la entrega al trabajador de un recibo individual y justificativo del pago, recibo que debe ajustarse al modelo aprobado por el Ministerio de Trabajo. En principio, el trabajador debe firmar un duplicado de dicho recibo conforme ha recibido el importe pactado, aunque dicha firma no es necesaria en caso de que el abono se realice mediante transferencia bancaria (en este caso, el pago queda justificado por el propio ingreso en la cuenta del trabajador).

Intranet

Pues bien, si realiza el pago por transferencia y, por lo tanto, no es preceptiva la firma de un duplicado por parte del trabajador, podrá sustituir la entrega física de la nómina por su inclusión en la Intranet con una clave de acceso individualizada. No obstante, adopte algunas cautelas para evitar malentendidos con los empleados.

Póngalo en marcha

Información. En primer lugar, comunique el cambio de operativa a los trabajadores. No es necesario contar con el acuerdo previo de los representantes de éstos –si los hay–, ya que usted igualmente estará entregando el recibo (mediante su incorporación a la Intranet).

Solución de problemas

Entregue también instrucciones claras de cómo acceder a la Intranet y a la nómina, recalcando que dicho acceso dispone de las medidas de seguridad que garantizan la confidencialidad y la imposibilidad de acceder a la información de otros empleados. Asegúrese de que todos los trabajadores tienen acceso a la Intranet y ponga a su disposición las ayudas necesarias para solucionar los problemas que puedan surgir con el nuevo sistema de entrega. 

Entrega física

Finalmente, emita el recibo en papel a aquellos trabajadores que, por sus circunstancias, tengan dificultades para acceder a la Intranet (por edad, por cualificación…). En principio, la entrega a través de medios digitales es válida, por lo que los trabajadores que no tengan estas dificultades no tienen por qué exigirle la entrega adicional en papel (aunque puede acceder a ella para evitar conflictos).

Correo electrónico

Sí, pero… El envío de un correo electrónico al trabajador adjuntando su recibo de salario también puede ser considerado una entrega válida del recibo de la nómina. Sin embargo, las posibilidades de error son muy altas (imagínese que se equivoca y adjunta la nómina de un trabajador distinto). No adopte este sistema. Lo mejor es incorporar los recibos de la nómina a la Intranet de la empresa, asegurando el acceso individualizado y confidencial de los interesados.

Si estás interesado en este asunto, consúltanos en nuestra asesoría de Cintas & Barberá de Chiclana.